Kurzantwort: Für Daten und Arbeitsergebnisse gibt es bei PrivacyMaster keine pauschale Speicherdauer. Maßgeblich sind der konkrete Auftrag, der Zweck der Verarbeitung, die Art der Informationen, vereinbarte oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie die technischen Möglichkeiten der eingesetzten Systeme.
Welche Datenbestände müssen unterschieden werden?
Während einer KI-gestützten Bearbeitung können unterschiedliche Bestände entstehen:
- vom Mandanten bereitgestellte Originalunterlagen,
- reduzierte oder pseudonymisierte Arbeitsfassungen,
- Eingaben und Ausgaben eines KI-Systems,
- temporäre Zwischenergebnisse sowie
- das fachlich geprüfte und freigegebene Arbeitsergebnis.
Diese Daten erfüllen nicht automatisch denselben Zweck. Temporäre Arbeitsstände können häufig früher entfallen als das geprüfte Ergebnis oder eine Dokumentation, die für die Nachvollziehbarkeit einer Beratung benötigt wird.
Wovon hängt die Speicherdauer ab?
Unterlagen werden grundsätzlich nur so lange benötigt, wie sie für Bearbeitung, fachliche Prüfung und erforderliche Dokumentation gebraucht werden. Anschließend ist zu entscheiden, welche Bestände gelöscht werden können und für welche Inhalte ein fortbestehender Aufbewahrungsgrund besteht.
Ein belastbares KI-Löschkonzept berücksichtigt deshalb nicht nur die Ablage bei DSBOK. Einbezogen werden auch mögliche Speicherungen bei technischen Anbietern, etwa Eingaben, Ausgaben, Protokolle oder Sicherungskopien. Welche Löschmöglichkeiten bestehen, hängt vom konkreten Dienst, Tarif, Vertrag und den gewählten Einstellungen ab. Eine Löschung im Benutzerkonto muss nicht bedeuten, dass sämtliche technisch bedingten Kopien zeitgleich entfernt sind.
Wie wird die Löschung organisiert?
Löschung ist ein kontrollierter Prozess. Zuständigkeiten, Speicherorte und Fristen müssen nachvollziehbar festgelegt werden. Entfällt der Zweck und besteht keine weitere Aufbewahrungspflicht, sollen die betroffenen Daten gelöscht oder – wenn dies für den verbleibenden Zweck ausreicht – anonymisiert werden.
Weitere Einzelheiten finden Sie im Speicher- und Löschkonzept für KI-gestützte Bearbeitungen. Die FAQ Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert? erläutert ergänzend den möglichen Datenweg. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu KI-Systemen bezieht Datenminimierung und Intervenierbarkeit in den technischen und organisatorischen Prüfrahmen ein.
Wer entscheidet über Aufbewahrung und Löschung?
PrivacyMaster kann Datenbestände und Arbeitsschritte strukturieren. Qualifizierte Menschen prüfen jedoch, welche Informationen weiterhin benötigt werden, und verantworten die Löschentscheidung. Technische Automatisierung ersetzt diese aufgabenbezogene Bewertung nicht.
Sie benötigen eine konkrete Auskunft für Ihren Auftrag? Sprechen Sie uns an. Wir erläutern die vorgesehenen Speicherorte, Fristen und Löschmöglichkeiten bezogen auf den jeweiligen Anwendungsfall.