Personenbezogene und vertrauliche Informationen sollen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Für KI-gestützte Bearbeitungen betrachtet DSBOK deshalb den gesamten Datenweg: von der Bereitstellung durch den Mandanten über mögliche Arbeitskopien und die Verarbeitung in eingesetzten Systemen bis zur Ablage des geprüften Ergebnisses und zur späteren Löschung.
Der Zweck bestimmt die Speicherdauer
Ausgangspunkt ist die konkrete Aufgabe. Unterlagen werden benötigt, solange sie für die Bearbeitung, fachliche Prüfung und nachvollziehbare Dokumentation erforderlich sind. Nach Abschluss ist zu beurteilen, welche Informationen weiter aufbewahrt werden müssen und welche gelöscht werden können.
Eine einheitliche Frist für sämtliche Daten wäre nicht sachgerecht. Maßgeblich können insbesondere der Auftrag, die Datenart, vertragliche Vereinbarungen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und berechtigte Dokumentationsinteressen sein.
Originalunterlagen, Arbeitsstände und Ergebnisse unterscheiden
Im Bearbeitungsprozess können unterschiedliche Datenbestände entstehen. Dazu gehören vom Mandanten bereitgestellte Originalunterlagen, reduzierte oder pseudonymisierte Arbeitsfassungen, Eingaben in ein KI-System, Zwischenergebnisse und das fachlich geprüfte Endergebnis.
Diese Bestände haben nicht automatisch denselben Aufbewahrungszweck. Temporäre Arbeitsstände sollen nicht allein deshalb dauerhaft gespeichert bleiben, weil sie technisch vorhanden sind. Das freigegebene Ergebnis und die erforderliche Dokumentation können dagegen länger benötigt werden.
Speicherung bei eingesetzten Anbietern mitberücksichtigen
Bei externen Diensten ist zu prüfen, ob und wie lange Eingaben, Ausgaben, Protokolle oder Sicherungskopien gespeichert werden. Die tatsächlichen Möglichkeiten zur Löschung hängen vom Anbieter, dem Vertrag, dem gewählten Tarif und den Systemeinstellungen ab.
Eine Löschung im Benutzerkonto bedeutet nicht in jedem Fall, dass sämtliche Kopien unmittelbar aus allen Sicherungs- und Protokollsystemen entfernt sind. Solche technischen Abläufe und dokumentierte Restfristen müssen bei der Bewertung des Dienstes berücksichtigt werden.
Löschung kontrolliert durchführen
Wenn ein Speicherzweck entfällt und keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist, sollen die betreffenden Daten gelöscht oder – sofern dies für den weiteren Zweck ausreicht – anonymisiert werden. Dabei ist zu beachten, an welchen Stellen Kopien oder Exporte vorhanden sein können.
Löschung ist deshalb nicht nur eine einzelne Schaltfläche, sondern ein organisatorischer Prozess. Zuständigkeiten, Ablageorte und technische Möglichkeiten müssen zusammenpassen.
Änderungen regelmäßig einbeziehen
KI-Anbieter entwickeln ihre Funktionen, Vertragsbedingungen und Speicheroptionen weiter. Auch interne Arbeitsabläufe können sich ändern. Das Speicher- und Löschkonzept muss deshalb bei wesentlichen Änderungen überprüft und erforderlichenfalls angepasst werden.
Pauschale Aussagen wie „Daten werden niemals gespeichert“ oder „sofort vollständig gelöscht“ werden nur getroffen, wenn sie für den konkreten Verarbeitungsvorgang nachweisbar sind.
Menschliche Prüfung bleibt erforderlich
Qualifizierte Mitarbeitende von DSBOK entscheiden, welche Informationen für die Aufgabe benötigt werden und welche Ergebnisse aufbewahrt werden müssen. PrivacyMaster kann den Arbeitsprozess unterstützen, übernimmt aber weder die Löschentscheidung noch die Verantwortung für deren Umsetzung.
Fragen zur Speicherung Ihrer Daten?
Gern erläutern wir Ihnen die für Ihren Auftrag vorgesehenen Rahmenbedingungen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder informieren Sie sich über „PrivacyMaster mieten“.