Kurzantwort: Vertrauliche Unterlagen können mit PrivacyMaster bearbeitet werden, wenn die konkrete Aufgabe, der Schutzbedarf und der vorgesehene technische Weg dies zulassen. Eine pauschale Freigabe für jedes Dokument oder jeden KI-Dienst wäre nicht seriös. Vor der Bearbeitung wird deshalb geprüft, welche Inhalte erforderlich sind und welche Schutzmaßnahmen benötigt werden.
Welche Unterlagen gelten als besonders schutzbedürftig?
Vertraulich können beispielsweise Verträge, interne Richtlinien, Beschäftigtendaten, Gesundheitsinformationen, technische Dokumentationen oder Geschäftsgeheimnisse sein. Auch scheinbar unkritische Unterlagen können in ihrer Gesamtheit Rückschlüsse auf Personen, Abläufe oder Sicherheitsstrukturen ermöglichen.
Unter dem Suchbegriff „vertrauliche Daten KI“ werden daher sehr unterschiedliche Risiken zusammengefasst. Maßgeblich ist nicht allein die Bezeichnung des Dokuments, sondern sein tatsächlicher Inhalt und der mögliche Schaden bei einer unbefugten Offenlegung.
Was wird vor der KI-gestützten Bearbeitung geprüft?
Ausgangspunkt ist immer die konkrete Datenschutzaufgabe. Dabei sind insbesondere folgende Fragen zu klären:
- Werden das vollständige Dokument oder nur einzelne Abschnitte benötigt?
- Können Namen, Kontaktdaten oder interne Kennzeichnungen entfernt oder ersetzt werden?
- Ist das vorgesehene System für den Schutzbedarf geeignet?
- Welche Zugriffe, Speicherungen und weiteren Datenwege sind möglich?
Eine Datenreduzierung kann Risiken begrenzen, ersetzt aber nicht die Prüfung des eingesetzten Dienstes. Anbieter, Tarif, Vertragsbedingungen und Einstellungen müssen gemeinsam betrachtet werden. Weitere Einzelheiten erläutern die Seiten Vertraulichkeit bei der KI-gestützten Bearbeitung und Umgang mit Mandantendaten.
Wie wird die Vertraulichkeit geschützt?
Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen müssen den gesamten Bearbeitungsweg berücksichtigen: Übermittlung, Zwischenablage, KI-Verarbeitung, Ergebnisprüfung und spätere Speicherung. Dazu gehören je nach Risiko begrenzte Berechtigungen, kontrollierte Zugänge, geeignete Übertragungswege und nachvollziehbare Zuständigkeiten. Die Datenschutzkonferenz ordnet Vertraulichkeit als wesentliches Gewährleistungsziel beim Einsatz von KI-Systemen ein.
Wer entscheidet über die Freigabe?
PrivacyMaster unterstützt die strukturierte Analyse. Qualifizierte Menschen entscheiden jedoch, ob und in welcher Form Unterlagen einbezogen werden, prüfen die Ergebnisse im Mandantenkontext und verantworten die Freigabe. KI erhält damit keine eigenständige Entscheidungsbefugnis über vertrauliche Inhalte.
Sie möchten vorab klären, ob Ihre Unterlagen für die vorgesehene Bearbeitung geeignet sind? Sprechen Sie uns an. Wir prüfen den konkreten Anwendungsfall und erläutern die erforderlichen Rahmenbedingungen.