DSBOK prüft datenschutzrechtliche Dokumente strukturiert und auf den konkreten Einsatz im Unternehmen bezogen. PrivacyMaster kann die Sichtung und Aufbereitung umfangreicher Unterlagen unterstützen. Die fachliche Bewertung, die Einordnung offener Punkte und die Verantwortung für das Prüfergebnis bleiben bei qualifizierten Menschen.
Welche Dokumente geprüft werden können
Im Datenschutz entstehen zahlreiche Dokumente, deren Inhalte miteinander und mit den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen übereinstimmen müssen. Je nach Auftrag kann die Prüfung unter anderem folgende Unterlagen betreffen:
- Auftragsverarbeitungsverträge und zugehörige Anlagen,
- Vereinbarungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit,
- technische und organisatorische Maßnahmen,
- Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten,
- Datenschutz-Folgenabschätzungen,
- Datenschutzhinweise und interne Richtlinien,
- sowie ergänzende Nachweise von Dienstleistern.
Welche Prüftiefe erforderlich ist, hängt vom Dokument, seinem Zweck, den betroffenen Daten und dem jeweiligen Verarbeitungskontext ab.
Strukturierte Vorbereitung durch PrivacyMaster
PrivacyMaster kann Dokumente erfassen, Klauseln thematisch zuordnen und mögliche Unklarheiten, Widersprüche oder fehlende Angaben sichtbar machen. Bei umfangreichen Vertragswerken erleichtert dies den Vergleich zusammengehöriger Regelungen und die Vorbereitung konkreter Prüffragen.
Diese technische Unterstützung ist kein abschließendes Prüfergebnis. Formulierungen können nur im Zusammenhang mit dem jeweiligen Sachverhalt, den beteiligten Parteien und den tatsächlichen Abläufen belastbar eingeordnet werden.
Fachliche Prüfung durch qualifizierte Menschen
Die vorbereiteten Ergebnisse werden durch qualifizierte Mitarbeitende von DSBOK geprüft. Dabei wird insbesondere bewertet, ob gesetzlich erforderliche Inhalte erkennbar abgedeckt sind, Regelungen zum konkreten Auftrag passen und Angaben in verschiedenen Dokumenten miteinander vereinbar sind.
Unklare Sachverhalte werden als offene Punkte kenntlich gemacht. Soweit zusätzliche Informationen erforderlich sind, werden gezielte Rückfragen formuliert. Eine scheinbar eindeutige Aussage der KI ersetzt keine fachliche Klärung.
Nachvollziehbare Hinweise statt pauschaler Freigabe
Das Ergebnis kann je nach vereinbartem Umfang in Form kommentierter Unterlagen, einer strukturierten Prüfübersicht oder konkreter Anpassungsempfehlungen bereitgestellt werden. Festgestellte Punkte werden nachvollziehbar beschrieben und nach ihrer praktischen Bedeutung eingeordnet.
Eine Dokumentenprüfung kann Risiken und Anpassungsbedarf sichtbar machen. Sie kann jedoch nicht ohne Kenntnis aller tatsächlichen Umstände gewährleisten, dass ein Dokument oder eine Verarbeitung in jeder Hinsicht rechtskonform ist.
Dokumentenprüfung passend zum Auftrag
Vor Beginn wird geklärt, welche Unterlagen, Fragestellungen und Beteiligten in die Prüfung einbezogen werden sollen. So lässt sich der Umfang auf den konkreten Bedarf abstimmen und unnötiger Prüfaufwand vermeiden.
Dokumente prüfen lassen
Sie möchten Verträge, Datenschutzdokumentationen oder Nachweise strukturiert prüfen lassen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir stimmen den Prüfgegenstand und das geeignete Vorgehen mit Ihnen ab.