Bei einer KI-gestützten Bearbeitung können verschiedene Datenbestände entstehen: Originalunterlagen, reduzierte Arbeitsfassungen, Eingaben, Zwischenergebnisse und das fachlich geprüfte Endergebnis. Diese Informationen müssen nicht automatisch gleich lange gespeichert werden. DSBOK betrachtet deshalb den gesamten Datenweg von der Bereitstellung bis zur Löschung.
Der konkrete Zweck bestimmt die Speicherdauer
Unterlagen werden benötigt, solange sie für die Bearbeitung, fachliche Prüfung und nachvollziehbare Dokumentation erforderlich sind. Nach Abschluss ist zu prüfen, welche Daten weiter aufbewahrt werden müssen und welche gelöscht werden können. Dabei können Auftrag, Datenart, Vereinbarungen und gesetzliche Pflichten unterschiedliche Fristen begründen.
Auch externe Anbieter berücksichtigen
Bei KI-Diensten ist relevant, ob und wie lange Eingaben, Ausgaben, Protokolle oder Sicherungskopien gespeichert werden. Die tatsächlichen Löschmöglichkeiten hängen vom Anbieter, Vertrag, Tarif und den gewählten Einstellungen ab. Eine Löschung im Benutzerkonto muss daher nicht bedeuten, dass sämtliche technischen Kopien sofort entfernt sind.
Löschung ist ein organisatorischer Prozess
Entfällt der Speicherzweck, müssen mögliche Kopien, Exporte und Ablageorte mitbetrachtet werden. Zuständigkeiten und technische Möglichkeiten müssen zusammenpassen. Werden Anbieter, Funktionen oder interne Abläufe geändert, ist auch das Speicher- und Löschkonzept erneut zu prüfen.
Die Entscheidung bleibt beim Menschen
PrivacyMaster kann den Arbeitsprozess unterstützen. Qualifizierte Mitarbeitende von DSBOK entscheiden jedoch, welche Informationen benötigt werden, was dokumentiert bleiben muss und wann eine Löschung erfolgen kann.
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